Gateway is het HR-project van Brussel Fiscaliteit (BF) dat in 2016 werd opgezet en dat erin bestaat om een aangepaste, formele ontvangst te organiseren voor nieuwkomers, met de bedoeling om hun werk te optimaliseren, hun acclimatisering aan de organisatie te vergemakkelijken en hen via concrete taken vertrouwd te maken met hun toekomstige activiteiten. Alle nieuwkomers volgen dit integratieparcours, ongeacht hun niveau.
Het onthaal en de functievervulling zijn cruciale elementen die nieuwe medewerkers helpen om snel hun weg te vinden in hun nieuwe functie. Zij garanderen immers de goede werking van een bestuur en dus van de GOB in zijn geheel.
Aangezien de integratie bepalend is voor de functie, is het essentieel de tijd te nemen die nodig is om nieuwe werknemers te oriënteren in hun nieuwe professionele referentiekader, zodat ze zich volledig aan hun werk kunnen wijden.
Dat is de insteek van het HR-project ‘Gateway’, dat op 1 januari 2016 werd gelanceerd bij BF en dat een integratieparcours voorstelt waarin een professionele vaardigheidstraining wordt aangeboden.
Het Gateway-traject
Een Gateway-integratietraject duurt gemiddeld één maand voor elke groep nieuwkomers. Het omvat zes stappen:
- Het vooronthaal: administratieve en logistieke voorbereiding van de groep nieuwkomers;
- Het welkomstpakket (dag 1 tot 6): algemeen onthaal, installatie van de werkpost, voorstelling van en door elke directie, bestuderen van het gekregen materiaal, introductie tot de IT-toepassingen en de fundamentele rechtsprincipes;
- De professionele vaardigheidstraining: de nieuwkomers observeren een directie gedurende 2 tot 3 weken. Ze verrichten representatieve activiteiten die gekozen worden uit een vooraf gedefinieerde en gestandaardiseerde activiteitencatalogus en die overeenstemmen met het niveau van de nieuwkomer. In deze stap krijgen alle nieuwkomers een “digitale rugzak” met een cv dat zij moeten invullen en een persoonlijke agenda;
- De overgangsperiode: de nieuwkomers volgen verschillende workshops, waaronder “Communicatie met de klant” en “Samenwerken”;
- Het Cares-traject of bestemmingstraject: de nieuwkomers vullen een persoonlijkheidsvragenlijst in en hebben een langdurig onderhoud met een externe psycholoog. Het traject omvat een test die peilt naar de compatibiliteit tussen de vaardigheden en de gevraagde profielen;
- Tot slot nemen de nieuwkomers hun betrekking op zich, in de nieuwe functie die hen wordt toegewezen.
Gedurende het volledige traject worden de nieuwkomers bijgestaan door stewards en coaches.
De stewards zijn verantwoordelijk voor de organisatie en de praktische uitvoering van het traject, terwijl de coaches zich toespitsen op de begeleiding van de nieuwkomers op de werkplek binnen een directie, tijdens de professionele vaardigheidstraining van het Gateway-traject. Ook voor deze functies is voorzien in begeleiding en voorbereiding.
Ontwikkeling van het project
In 2016 hebben 39 personen het Gateway-traject gevolgd. In de toekomst zal het worden voortgezet in de vorm van een operationele taak en zelfs worden aangeboden aan werknemers die geen nieuwkomers zijn maar toch geïnteresseerd zijn in het traject.
Daarnaast zal er ook een specifiek Gateway-traject worden uitgestippeld voor nieuwkomers door een personeelsoverdracht als gevolg van de overname van een belasting.
Het Gateway-traject vormt ook een voorbereidende fase op het Cares-project. Dat bestaat erin een persoon toe te wijzen aan een bepaalde functie op basis van een grondige analyse, maar ook op basis van de ervaring die is opgedaan in de loop van de vaardigheidsstage binnen het Gateway-traject.
In 2017 zal de GOB het project “Inside my job” voorstellen vanuit eenzelfde perspectief van “delen om beter te werken”. Dat bestaat erin dat alle medewerkers, los van hun functie, hun beroep een halve dag lang kunnen laten ontdekken of zelf het beroep van een collega kunnen ondervinden.
Juan, jurist, heeft het Gateway-traject gevolgd bij zijn indiensttreding – Brussel Fiscaliteit.
Een netwerk die de communicatie makkelijker maakt.
Als deelnemer vond ik het interessant om de verschillende directies inhoudelijk te leren kennen. Dat helpt nu bij de samenwerking met andere directies: ik heb een betere intuïtie over wat ze zelf doen en wat ze van onze directie verwachten.
Dankzij Gateway kon ik ook vanaf het begin een breed netwerk opbouwen. Zo ontmoette ik, tijdens de korte stages, verschillende mensen bij elke directie. Die informele contactpersonen leerden me interessante praktische dingen. Bovendien maakt zo’n netwerk de communicatie met andere directies gemakkelijker.
Na mijn aanstelling bij de directie Juridische Zaken en Projecten heb ik zelf vormingen gegeven aan de nieuwkomers en hen begeleid tijdens hun “stage” binnen onze directie. Dat vind ik ook fijn: mijn ervaringen en opgebouwde kennis met hen delen.
Begeleiden om een concrete en heilzame impact te hebben
Ik zie mijn rol als steward een beetje als die van een ‘babysitter’: ik begeleid mijn nieuwe collega’s vanaf hun eerste dag, ik maak hen wegwijs en informeer hen over de praktische aspecten van hun nieuwe werkomgeving. Ik zorg ervoor dat ze vertrouwd geraken met de waarden die een openbare dienst uitdraagt en de identiteit van ons bestuur en moedig hen aan om hun kennis te ontwikkelen. Dat gebeurt in een gemoedelijke, maar toch professionele sfeer. Het geeft me erg veel voldoening als ik ze later gelukkig zie in hun werk.
Mijn werk als steward heeft me al met mensen van verschillende horizonten in contact gebracht. Het is een verrijkende en lonende menselijke ervaring, die een concrete en heilzame impact heeft op mijn nieuwe collega’s en mijn bestuur.
Patrick, steward van het Gateway-project – Brussel Fiscaliteit
Ingrid, coach van het Gateway-project – Brussel Fiscaliteit
Een contactpunt voor nieuwe collega’s
Mijn rol binnen het project Gateway bestaat erin om de nieuwkomers een eerste opvang te bieden en een aanspreekpunt te zijn vanaf het ogenblik dat zij de directie Financieel Beheer bezoeken. Ik stel hen kort voor aan mijn collega’s en breng hen op de hoogte van de verschillende activiteiten waarmee zij gedurende de volgende twee dagen zullen kennismaken.
Financieel Beheer is een directie met een grote waaier aan verschillende materies waarbinnen iedere medewerker zijn/haar specifieke taak heeft. Door middel van een gedetailleerde planning en rekening houdend met de beschikbaarheid van mijn collega’s zorg ik ervoor dat de nieuwkomers kunnen kennismaken met zoveel mogelijk verschillende materies.
Vanaf de start van het project kan ik steeds op de medewerking van mijn collega’s rekenen. Zij hebben binnen het project immers de taak om de nieuwkomers uit te leggen waar zij dagdagelijks mee bezig zijn. Zij doen dit dan ook met veel enthousiasme. Soms ligt de nadruk op de theorie, in andere gevallen zijn het echt praktische oefeningen.
Wanneer het traject beëindigd is, nemen ik en met mijn collega’s contact op met hen om aan de hand van een vragenlijst van gedachten te wisselen. Ik vervolledig de evaluatieformulieren van de nieuwkomers, die vervolgens met de stafdienst van de directie verder worden besproken.
Binnen dit project heeft iedereen zijn/haar rol. De goede samenwerking van iedereen binnen de directie heeft ondertussen tot een mooi resultaat geleid. Op enkele maanden tijd hebben wij immers enkele nieuwe medewerkers erbij gekregen.
Wat mijn motivatie is om te werken rond dit thema? Binnen de directie Financieel Beheer van de administratie Brussel Fiscaliteit vervul ik de rol van SPOC[1] Communicatie. Het project Gateway leek me dan ook de ideale gelegenheid om deze rol binnen mijn directie verder uit te bouwen, aangezien ik daar tot op dat ogenblik weinig ervaring mee had.
Ik moet zeggen dat het tot nu toe overwegend een toffe ervaring is geweest. Een van de doelstellingen van dit project was om de nieuwkomers een netwerk van contacten te laten uitbouwen binnen Brussel Fiscaliteit. Het omgekeerde was ook voor mezelf een beetje van toepassing. Door dit project ben ik rechtstreeks in contact gekomen met veel nieuwe, gemotiveerde mensen.
[1] Single Point Of Contact / Unieke contactpersoon