Développé tout au long de l’année 2016 au sein de Bruxelles Fiscalité (BF), le projet HR Gateway consiste à organiser pour les nouveaux entrants un accueil adapté et formalisé visant à optimiser leur travail, à faciliter leur acclimatation à l’organisation et à les initier à leurs futures activités sur la base de tâches concrètes. Ce parcours d’intégration est suivi par l’ensemble des nouveaux entrants, quel que soit leur niveau.
L’accueil et la prise de poste jouent un rôle primordial dans la capacité d’un nouveau collaborateur à être rapidement efficace dans sa nouvelle fonction. Ils garantissent en effet le bon fonctionnement d’une administration et donc du SPRB dans son ensemble.
L’intégration conditionnant la fonction, il est indispensable d’y consacrer le temps nécessaire pour aider l’agent à se situer dans son nouveau cadre de référence professionnel et ainsi lui permettre de s’investir pleinement dans son travail.
Lancé le 1er janvier 2016 au sein de BF, le projet HR Gateway s’inscrit dans cette logique par le biais d’un parcours d’intégration dans lequel prend place un stage de compétence professionnelle.
Le parcours Gateway
La durée d’un parcours d’intégration Gateway est d’en moyenne un mois par groupe de nouveaux entrants. Il se compose de six étapes :
- Le pré-accueil : préparations administratives et logistiques du groupe de nouveaux entrants ;
- Le welcome pack (jour 1 à 6) : accueil général, installation du poste de travail, présentation de et par chaque direction, étude du matériel reçu, introduction aux applications informatiques et aux principes fondamentaux du droit ;
- Le stage de compétence professionnelle : les nouveaux entrants suivent et observent une direction durant 2 à 3 semaines. Ils y effectuent des activités représentatives choisies dans un catalogue d’activités prédéfini et standardisé, sur base du niveau du nouvel entrant. Au cours de cette étape, chaque nouveau collaborateur reçoit un « sac à dos numérique » avec un CV à compléter et un agenda personnel ;
- La période de transition : les nouveaux entrants y suivent différents ateliers parmi lesquels « Communication clients » et « Collaborer » ;
- Le parcours Cares, ou parcours d’affectation : les nouveaux entrants remplissent un questionnaire de personnalité, suivent un entretien approfondi avec un psychologue externe. Le parcours comprend un test de compatibilité entre les compétences et les profils demandés ;
- Enfin, la prise de poste dans la nouvelle fonction assignée.
Des stewards et des coachs accompagnent les nouveaux entrants tout au long de ce trajet.
Les stewards sont responsables de l’organisation et de la mise en œuvre pratique du parcours, tandis que les coachs s’occupent de l’accompagnement des nouveaux entrants sur leur lieu de travail au sein d’une direction, lors du stage de compétence professionnelle du parcours Gateway. Ces deux fonctions font elles-mêmes l’objet d’une préparation et d’un accompagnement préalables.
Développement du projet
En 2016, 39 personnes ont suivi le parcours Gateway. À l’avenir, celui-ci sera reconduit sous forme de tâche opérationnelle, et même proposé aux éventuels collaborateurs intéressés par le parcours bien qu’ils ne soient plus des nouveaux entrants.
Un parcours Gateway spécifique sera de plus développé pour les nouveaux entrants issus d’un transfert de personnel lié à la reprise d’une taxe.
Le parcours Gateway est également une phase préparatoire du projet Cares. Celui-ci consiste à affecter une personne à une fonction spécifique sur la base d’une analyse poussée, mais également sur la base de l’expérience acquise durant le stage de compétence professionnelle du parcours Gateway.
En 2017, dans une même optique de « partager pour mieux fonctionner », le SPRB proposera à ses collaborateurs le projet « Inside my job ». Chaque agent, quelle que soit sa fonction, pourra faire découvrir son métier et/ou découvrir celui de l’un de ses collègues le temps d’une demi-journée
Juan, juriste ayant bénéficié du programme Gateway à son entrée en fonction – Bruxelles Fiscalité
Construire un vaste réseau et faciliter la communication.
En tant que participant, j’ai trouvé intéressant d’apprendre à connaître les compétences des différentes directions. Cela m’aide à présent à collaborer avec celles-ci : je sais ce qu’elles font et ce qu’elles attendent de notre direction.
Gateway m’a également permis de construire un vaste réseau dès le début. Pendant de courts stages, j’ai ainsi rencontré différents collaborateurs de chaque direction. Ces personnes de contacts informelles m’ont appris des choses pratiques et intéressantes. De plus, un tel réseau de communication facilite la communication avec les autres directions.
Après ma désignation au sein de la direction des Affaires juridiques et Projets, j’ai même donné des formations aux nouveaux entrants et les ai accompagnés durant leur « stage » au sein de notre direction. J’apprécie également partager mes expériences et connaissances avec eux.
Accompagner en favorisant un esprit convivial et professionnel
Je considère mon rôle de steward comme celui de « nounou » de mes nouveaux collègues : je les accompagne à leur arrivée, les aide dans leurs démarches et les informe des aspects pratiques liés à leur nouvel environnement professionnel. Je veille aussi à leur transmettre les valeurs du service public, à les familiariser avec l’identité de notre administration ainsi qu’à les encourager dans le développement de leurs connaissances. Tout ceci dans un esprit à la fois convivial et professionnel. C’est très satisfaisant de les voir ensuite heureux dans leur travail.
Être steward m’a permis de rencontrer des gens d’horizons différents. C’est une expérience humaine enrichissante et valorisante ayant un effet concret et bénéfique pour mes nouveaux collègues et pour mon administration.
Patrick, Steward dans le cadre du projet Gateway – Bruxelles Fiscalité
Ingrid, coach dans le cadre du projet Gateway – Bruxelles Fiscalité
Un point de contact pour les nouveaux collègues
Mon rôle au sein du projet Gateway est d’accueillir les nouveaux entrants et d’être un point de contact dès le moment où ils visitent la direction Gestion financière. Je les présente brièvement à mes collègues et les informe des différentes activités qu’ils rencontreront au cours des deux prochains jours.
La Gestion financière est une direction traitant un large éventail de matières différentes et au sein de laquelle chaque collaborateur a sa tâche spécifique. Grâce à un planning détaillé et en tenant compte de la disponibilité de mes collègues, je veille à ce que les nouveaux entrants puissent se familiariser avec autant de matières que possible.
Depuis la mise en œuvre de Gateway, je peux toujours compter sur la collaboration de mes collègues. Dans ce projet, ils ont en effet la mission d’expliquer aux nouveaux entrants ce que sont leurs tâches quotidiennes, ce qu’ils font avec beaucoup d’enthousiasme. L’accent est parfois mis sur la théorie, mais le reste du temps il s’agit vraiment d’exercices pratiques.
À la fin du parcours, je prends contact avec mes collègues pour un échange de vues sur la base d’un questionnaire. Je complète le formulaire d’évaluation des nouveaux entrants, après quoi celui-ci est discuté avec le staff de la direction.
Dans ce projet, chacun à son rôle. La bonne coopération de tous au sein de la direction a porté ses fruits : en quelques mois, nous avons vu arriver de nouveaux collaborateurs.
Ma motivation pour travailler à cette thématique ? Au sein de la direction Gestion financière de l’administration Bruxelles Fiscalité, j’assume le rôle de SPOC-Communication. Le projet Gateway m’a paru être l’occasion idéale de développer ce rôle au sein de ma direction étant donné que je n’avais à ce moment-là que peu d’expérience dans cette fonction.
Je dois dire que jusqu’à présent, c’est une agréable expérience. Un des objectifs de ce projet était de permettre aux nouveaux entrants de se créer un réseau de contacts au sein de Bruxelles Fiscalité. L’inverse s’appliquait aussi un peu à moi-même. Grâce à Gateway, je suis rentrée directement en contact avec un grand nombre de nouvelles personnes motivées.