Het gewestelijk SAP-platform is een tool voor de algemene, analytische en budgettaire boekhouding dat ter beschikking staat van de autonome bestuursinstellingen (ABI’s) van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dit platform zorgt voor de integratie van de algemene boekhouding en de begrotingsboekhouding, gekoppeld aan een kostenbesparing voor de ABI’s, het vergemakkelijkt de inachtneming van de organieke ordonnantie houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle (OOBBC), en zorgt voor de consolidatie van de rekeningen van de instellingen van de gewestelijke entiteit. In 2016 zijn vier nieuwe instellingen toegetreden tot het platform.
De ambitie van een gedeeld platform
SAP werd in de eerste jaren van deze eeuw geïmplementeerd bij de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel. Dit platform omvat onder meer de algemene boekhouding en de begrotingsboekhouding, evenals de workflows die in de referentiewetgeving, de OOBBC [1],beschreven worden.
De toepassing Bru-Budget, die alle ABI’s gebruiken voor het opmaken van hun begroting en overboekingsbesluiten en de mededeling van hun begrotingsuitvoering, is erin geïntegreerd: de SAP-gegevens worden overgenomen in Bru-Budget en omgekeerd, wat het mogelijk maakt de algemene en begrotingsboekhouding in real time te koppelen. Een aantal ABI’s hebben al snel begrepen dat deze complementariteit een troef is.
Zij hebben de GOB dan ook – zonder enig onderling overleg – gevraagd om SAP te installeren. In eerste instantie werd het project afgeremd door de erg hoge kost voor een organisatie. Maar hierdoor begon het idee van een gemeenschappelijk platform vorm te krijgen.
Begin 2015, bij de voorstelling van de praktische gids voor de ABI’s, werd de vraag uiteindelijk geformuleerd door meerdere instellingen tegelijk.
[1] Organieke ordonnantie van 23.02.2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle.
Een “Smart City”-logica
De regering heeft op vraag van de ABI’s in maart 2015 eerst beslist een voorstudie te laten uitvoeren. Aan de hand van deze voorstudie konden de kosten en de implementatiewijze van het gewestelijk SAP-platform worden bepaald. Vervolgens stemde de regering op 16 juli 2015 in met de uitrol van het gewestelijk SAP-platform voor de eerste twee proefinstellingen om tegemoet te komen aan de formele en uitdrukkelijke vraag van de gebruikers (ABI’s) en aan de noodzaak om de rekeningen op gewestelijk niveau te consolideren.
Deze beslissing heeft in de loop van 2015 de directie IT-coördinatie van Brussel Gewestelijke Coördinatie (in het bijzonder het SAP-team), Brussel Financiën en Begroting in staat gesteld om het platform uit te rollen bij twee proefinstellingen. Deze waren vooraf opgeleid om de tool te kunnen gebruiken.
Dit gewestelijke SAP-platform sluit bovendien aan bij de doelstellingen van de regeringsverklaring om van Brussel een Smart City te maken en de bestaande tools ter beschikking te stellen van de andere besturen zodat de ambtenaren efficiënter kunnen werken.
Een referentieomgeving
Op gewestniveau werd SAP dus als standaardtool gekozen. SAP maakt het in de eerste plaats mogelijk om een tool ter beschikking te stellen die de regels van de OOBBC naleeft.
In 2016 traden de Brusselse brandweer (DBDMH), de administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC), Perspective.brussels en Brussel Preventie & Veiligheid (BPV) toe tot het platform. Zes nieuwe organisaties dienden een aanvraag in om toe te treden tot het gewestelijk SAP-platform in 2017, andere hebben al hun kandidatuur gesteld voor de volgende jaren.
